Ewidencja czasu pracy na komputerze czyli jak sprawnie monitorować pracę zespołu w firmie?

Na rynku pojawia się coraz więcej firm z szeroko pojętej branży IT, w których praca opiera się w głównej mierze lub w całości na komputerach. Jednak nawet bardziej tradycyjne przedsiębiorstwa bardzo często mają rozbudowany segment biurowy, w którym również całą dokumentację prowadzi się elektronicznie. W obydwu przypadkach pojawia się jeden problem: nigdy nie możemy mieć pewności, że pracownik siedzący przy biurku wykonuje swoje obowiązki, bo równie dobrze może w tym czasie zajmować się nieproduktywnym działaniem.

Ponadto jako pracodawca jesteśmy ustawowo zobowiązani do ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych. Jest w tym obopólna korzyść: my otrzymujemy możliwość pełnego wykorzystania czasu pracy pracowników, a oni mają dostęp do pełnej ewidencji godzin, dzięki czemu mają pewność, że nikt ich nie oszuka. Wszystko to można osiągnąć za pomocą jednego oprogramowania ActivREC.

Kontrola działań pracownika

Możliwość monitorowania pracowniczego komputera daje nie tylko wiele korzyści, ale również zapewnia bezpieczeństwo firmie. Mając dostęp do aktualizowanych w czasie rzeczywistym danych dotyczących aktywności zatrudnionych, możemy nie tylko zaobserwować to, czym się aktualnie zajmują, ale również czy nie robią czegoś, co może zaszkodzić firmie (np. nie kradną danych biznesowych). Oprogramowanie monitorujące ActivREC robi to w bardzo prosty sposób.

Jedyne, co musimy zrobić, to zainstalować na każdym komputerze pracowniczym aplikację śledzącą. Będzie ona dostarczała nam informacji na temat tego, z jakich programów korzystają pracownicy, jakie strony odwiedzają i ile czasu na nich spędzają. Czas jest również monitorowany, jeśli chodzi o korzystanie z różnych aplikacji (np. służących do pracy).

Jednak bardzo istotna jest tutaj wspomniana już funkcja bezpieczeństwa. Oprogramowanie monitorujące wykryje, jeśli do komputera zostaną podłączone dyski zewnętrzne i od razu to odnotuje. Ponadto — gdyby nastąpiła próba kopiowania firmowych danych — od razu robi zrzut ekranu jako dowód, a oprócz tego ma możliwość zdalnego odłączenia dysku lub całkowitej blokady zewnętrznych nośników. Jak widzimy, zapewni nam komfort i bezpieczeństwo.

Analiza produktywności pracownika

Mając dane dotyczące aktywności pracowników, możemy bezproblemowo sprawdzić, kto korzysta ze stron i aplikacji przeznaczonych do pracy, a kto woli inne treści. Dzięki temu po jednym spojrzeniu na ekran programu ActivREC wiemy, którzy z naszych zatrudnionych faktycznie wykonują swoją pracę, a którzy tego nie robią. Pozwala to z jednej strony bardziej sprawiedliwie przyznawać awanse i premie, a z drugiej ograniczyć koszty zatrudnienia. Jeśli firma nie wyrabia się z projektem i równocześnie wiemy, że nie każdy pracownik wykonuje swoje obowiązki, to mamy pewność, że problem nie leży w niedostatecznej liczbie zatrudnionych.

Oprogramowania kontrolującego nie da się też łatwo oszukać. Jeśli ktoś włączy aplikację firmową lub inny program służący do pracy, ale w rzeczywistości w nim nie pracuje, zostanie to odnotowane. ActivREC odróżnia faktyczną pracę od bezczynności i odnotowuje to w zbieranych przez siebie danych.

Skuteczniejsze zarządzanie projektami

Oprogramowanie nie służy tylko i wyłącznie to monitorowania pracy zatrudnionych. Umożliwia również planowanie projektów, czasu na nie przeznaczonego i śledzenie tego czasu, co pozwoli nam dużo dokładniej obliczyć wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Dlatego jest też źródłem oszczędności, bo nie musimy poświęcać cennych godzin na śledzenie i kolekcjonowanie niezbędnych informacji dotyczących projektu w tradycyjny, czasochłonny sposób.

Dzięki ActivREC możemy przydzielać konkretne zespoły oraz pojedynczych pracowników do danego projektu, a ci z kolei w prosty sposób wybierają w aplikacji śledzącej konkretne zadanie, nad którym właśnie pracują. Po jego skończeniu dają o tym znać w ten sam sposób, a program samodzielnie obliczy ich aktywność oraz czas, jaki był potrzebny na wykonanie celu. Dzięki tym danym będziemy mogli w prosty sposób obliczyć koszt całego projektu i przedstawić uczciwą wycenę klientowi.

Usprawnienie działania firmy bez drastycznych zmian

Jak widzimy, dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu możemy wynieść przedsiębiorstwo na nowy poziom pracy, a kosztuje nas to bardzo niewiele. Wystarczy tylko przystąpić do prostej instalacji ActivREC, byśmy już po chwili mogli się cieszyć pełnią jego możliwości. Jest to narzędzie, które przyda się zarówno kierownictwu firmy, jak i administratorom IT, dbającym o bezpieczeństwo danych biznesowych.